¿Qué es PMS?. Un sistema de administrador de propiedades es un programa utilizado dentro de los establecimientos hoteleros que le permite controlar numerosos procesos , incluida la planificación de la habitación, el check-in y el check-out, y la facturación. Los PMS pueden ser de dos tipos, los instalados en el PC de la empresa o los basados ??en la Nube (el sistema se encuentra en los servidores de los proveedores de servicios).

En función de su integridad, el software también puede admitir otras tareas , incluida la gestión de almacenes, el análisis de ingresos y la planificación de tarifas. Dependiendo de la calificación de la persona que accede al PMS, el sistema puede proporcionar información diferente. Por tanto, no cabe duda de que el software ofrece ventajas a todos los operadores de hostelería. 

Las características de un sistema de gestión de la propiedad

Como ya se mencionó, cuanto más completo sea un PMS, más le permitirá realizar acciones útiles para la gestión de una instalación de alojamiento.

Hay muchos PMS disponibles en el mercado, cada uno con características diferentes. De hecho, es fundamental elegir el software adecuado en función del tipo de estructura y su tamaño . Sin embargo, hay algunas características básicas presentes en todos los programas del mercado:

    • garantía de servicio y soporte después de la compra;

    • gestión y personalización de datos entrantes y salientes;

    • integración de la plataforma con otros sistemas, incluida la gestión de ingresos, las cajas registradoras y los sistemas de salas;

    • uso del sistema por varios operadores al mismo tiempo;

    • posibilidad de generar informes estadísticos a partir de los datos recogidos por el PMS, tanto en formato estándar como personalizado;

    • capacidad del software para actualizarse y ajustarse a las nuevas regulaciones;

    • interfaz fácil de usar .

La escena hotelera italiana ha entendido en gran medida la importancia de estos software, que ahora se han vuelto indispensables para tener la gestión más rigurosa posible de las actividades de front office y back office . 

¿Por qué los PMS no se explotan al máximo?

Saber aprovechar al máximo el potencial de estas herramientas puede aportar grandes beneficios a las instalaciones de alojamiento. Sin embargo, esto no sucede a menudo y, en consecuencia, la falta de uso de estas herramientas da como resultado la pérdida de numerosas oportunidades para una estructura. 

De hecho, las empresas de hostelería a menudo no comprenden la utilidad real de esta herramienta en particular y el resultado resultante es un uso básico de software muy avanzado. Esto depende principalmente de la falta de formación adecuada de los operadores , que se limitan a introducir solo los datos suficientes para dar de alta al cliente, dejando fuera información adicional con un alto potencial.

Sin abordar el aspecto fiscal y administrativo del software, se puede decir que el PMS puede verse como una mina de microdatos para la instalación. Es fundamental introducir toda la información relativa a los clientes, con el fin de crear un archivo desde el que gestionar de forma óptima los clientes adquiridos. Además, estos datos agregados son esenciales para otros dos propósitos:

    • comprender la dinámica y características de los invitados;

    • obtener información útil para el desarrollo de estrategias comerciales y de marketing. 

Por tanto, los datos extrapolables del Property Manager System parecen ser funcionales para el desarrollo de actividades operativas, tácticas y de toma de decisiones estratégicas . 

A la luz de esta información, es evidente lo fundamental que es la presencia de un PMS para cada establecimiento de alojamiento. De hecho, este software puede considerarse la herramienta tecnológica más importante para comenzar a desarrollar un sistema que consta de varias herramientas indispensables, a saber, el Channel Manager y Online Booking .